Kontrol çizelgesi, herhangi bir değişkenin zaman içerisindeki değişimini gözlemlemek için kullanılan, veri toplamayı kolaylaştıran, verilerin saklanmasında kullanılan bir kalite aracıdır. Kontrol çizelgesi, çoğu zaman bir kalite iyileştirmesi öncesinde probleme sebep olan kaynakların gözlemlenmesi ve müdahale etmeden önce müdahale ile ilgili stratejinin geliştirilmesi veya kalite iyileştirmesi sonrası, yapılan iyileştirmenin ne kadar başarı sağladığının ölçülmesi için kullanılır. Bir kontrol çizelgesi maddeler halinde düzenlenir ve her bir maddenin ne sıklıkta görüldüğü çizelge üzerine işaretlenir. Çeşitlerinden bahsetmek gerekirse:

Proses kontrol çizelgesi,

Kusur kontrol çizelgesi,

Kusur yeri kontrol çizelgesi,

Sebep sonuç diyagramı kontrol çizelgesi.

Bir kontrol çizelgesi hazırlanırken verileri toplamanın amacı bir karara varmaktır. Zira toplanacak veriler işlenmemiş, ham haldedir ve bu halleri ile büyük bir getiri sağlamazlar. Bu veriler ancak bir grup çalışmasında, karar alırken kullanıldığında fayda sağlarlar. Fonksiyonel bir kontrol çizelgesi, verilerin kaydedilmesinde kolaylık sağlamasının yanı sıra bir bakışta herkes tarafından anlaşılabilecek organize edilmiş bilgileri içerir. Bu çizelgeler çoğu kez, seçilmiş olan değişkenin kararlılığını ölçmek için kullanılır. Kalite çalışmaları için önemli bir husus, kararsız değişkenlerin sistemi de kararsızlığa sürükleyebileceği ve kalite iyileştirmesi yapılan bir süreçte kararsız değişkenlerin olmaması gerektiğidir.

Fonksiyonu

Kontrol çizelgelerinde veriler gruplanarak dağınık veriler organize edilir ve bir düzene getirilir. Bu sayede toplanan verilerin anlaşılır bilgiler haline gelmesi sağlanır. Kontrol çizelgeleri ne kadar basit ve kolay anlaşılır olurlarsa elde edilen bilgiler de karar verme sürecinin hızlanmasına o denli etki ederler.

Kullanımı

Bir kontrol çizelgesi, içine verilerin yazılabileceği bölmeleri olan bir tablo çizilmesi ile oluşturulur. Tablodaki satır ve sütunlar ilgilenilen verileri sınıflandırmak amacı ile doldurulur. Herhangi bir iş için kontrol çizelgesi tasarlanmadan önce incelenen sürece “ne oluyor?”, “kim yapıyor?”, “sorumlu kim?”, “hangi bölümde?”, “ne zaman?”, “olay nasıl oluyor?” gibi olay odaklı sorular sorulmalıdır.

Yaşanması Muhtemel Problemler

Operasyonel Problemler: Mevcut düzeni ve prosedürü takip etmemek.

Algıda Seçicilik: Veri toplayıcısının “görmek istediğini görme” eğilimi.

Tam Olmayan Veri: Bilinmeyen verinin sonuçları etkilemesi.

Veri Toplamadaki Yanılma: Veri toplama biçiminin üzerinde çalışılan işlemi etkilemesi.

Örnekleme Hatası: Veri, süreci en iyi şekilde temsil eden zamanlarda toplanmalıdır.

Kontrol çizelgeleri için veri toplanırken verilerin basit ve kolay anlaşılabilir olmalı, verilerin açıklanmasında sözel ifadeler az, kullanılan sayısal veri ve yapılan kontroller daha çok düzeyde olmalıdır. Veriler asgari düzeyde açıklamaya sahip olmalı ve veri toplama işlemi profesyonel bir biçimde yapılmalıdır.